Potenciar su línea de negocio con MS Office

En este artículo trato acerca de integración de Microsoft Office con el resto de software de su empresa para potenciar su uso y reutilizar la experiencia de usuario de una herramienta tan extendida. Se exponen diversos escenarios de ejemplo.



Aplicaciones Office como interfaz de usuario para el resto del sistema

Microsoft Office, es una herramienta altamente implantada en los usuarios Windows, y con una dilatada tradición como herramienta de ofimática en multitud de entornos de usuario. Por lo que puede ser utilizada con gran éxito como frontal de interacción de usuario, intermediando con el resto del sistema. Esto se puede llevar a cabo implementando lo que llamamos un patrón de integración directa, de modo que la aplicación o documento office interopera con un Servicio Web que a su vez es un frontal B2B del sistema real de usuario como se muestra en TODO. De este modo, la lógica de negocios del sistema empresarial no requiere modificación y solo es necesaria la realización de una interfaz ligera B2B (Web Service), en los casos en que esta no existiese.

Otra implementación como frontal de usuario, es la interacción a través de un mediador que introduce una capa de abstracción respecto a los orígenes de datos. Ver figura TODO

Esta aproximación potencia la reutilización de los assets de código introduciendo un grado menor de acoplamiento en el global de la solución, características de mejor calidad.



Generación de documentos

Frente al almacenamiento estructurado de la información como puede ser en bases de datos, la mayoría de la información empresarial, reside en documentos almacenados en directorios compartidos o escritorios de usuario, con la duplicación desestructurada de información que ello implica. Estos documentos pueden ser facturas, comunicaciones, hojas de cálculo o hasta listas de teléfonos por ejemplo.

Una mejora inmediata, se puede llevar a cabo a través de la generación instantánea de documentos desde las aplicaciones de negocio, que tiene como origen el almacén de datos estructurado que estas aplicaciones manejan (Bases de datos, documentos XML…) y que representan la estandarización de la información del negocio. Los documentos generables van desde tablas de bases de datos exportadas a Excel de forma directa a contratos, hojas de cálculo, hojas de pedidos, albaranes, gráficos estadísticos….

A continuación, se exponen algunos patrones:

1. Documentos generados por una aplicación de la empresa

Siendo este el patrón de uso más obvio, consiste en que una aplicación genera un documento Office que tiene como fuente los datos de negocio que maneja. Estos documentos pueden ser generados bajo demanda con un simple clic de usuario en una funcionalidad de la aplicación ó mediante por ejemplo una tarea programada que genere el documento y lo deje en un directorio o lo envíe a un correo. TODO

2. Documentos Inteligentes

Estos documentos Office, hojas de cálculo Excel, documentos Word,… los llamamos así porque en ellos se programa cierta funcionalidad no estándar para integrarlos activamente en las necesidades de la empresa y los flujos de trabajo.

Los documentos Office, proveen una mejor experiencia de usuario al tener más posibilidades que las aplicaciones empresariales convencionales para manipular, visualizar y analizar datos, si a esta potencia le dotamos de la posibilidad de integración de los cambios en las fuentes de datos del negocio, damos la posibilidad real a otras aplicaciones de consumir o interactuar con los cambios realizados en los mismos.

Existen múltiples patrones de implementación de estas técnicas. Sin profundizar técnicamente más en ello, expondremos un escenario.